Hồi đi làm với ông sếp Việt kiều, ổng hay nhai đi nhai lại cái cụm từ “Work smart, don’t work hard“. Lúc đó, dù cũng 26-27 tuổi rồi chứ nhỏ gì đâu, mà vẫn không “thủng” nổi câu đó. Làm với ổng riết sau này mới thấm. Rồi mình cũng đem cái cụm đó mà “dạy” sấp nhỏ. Nói dạy cho to vậy chứ cũng chỉ là chia sẻ thôi.
Nếu bạn trẻ nào chưa hiểu thì có thể nghe ví dụ thế này. Bạn phải di chuyển 10 bình nước nặng từ điểm A đến điểm B. Work hard là bạn khiêng từng bình đi điểm đầu rồi đi đến điểm cuối, rồi quay lại khiêng tiếp cho hết. Work smart là bạn kiếm một cái xe đẩy hoặc kéo, bỏ bình nước lên, hoặc bỏ nhiều bình nước lên, kéo cái vèo đến điểm cuối. Work kiểu nào cũng xong, nhưng bạn tự biết kiểu nào mệt hơn, tốn sức và tốn thời gian hơn.
Một ví dụ khác đi. Đây là ví du thực tế mình mới gặp. Làm báo cáo các chỉ số cho các bài đăng Facebook. Một bạn trẻ nọ, chưa có kinh nghiệm, mở Facebook ra, mở mục Insight ra, ngồi coi từng post, rồi gõ từng chỉ số vào một file Exel. Rất nhiều chỉ số như thế cho một post, rồi cộng lại trên excel. Work very hard! Khi mình phát hiện thì mình chỉ bạn ấy xuất file cái “pặc” từ Insight là có đủ những chỉ số bạn cần. Work smart chỉ cần một cú click.
Hai yếu tố của work smart
Từ hai ví dụ trên, thấy để work smart thì phải có 2 thứ: (1) là công cụ và (2) là tư duy. Mà cái số (2) quan trọng hơn. Ít nhất bạn phải biết đặt câu hỏi: có cách nào khác để giải quyết vấn đề nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn không? Rồi từ đó đi tìm giải pháp, bạn sẽ tìm thấy số (1). Đó là cách mình làm xưa giờ, từ những thứ nhỏ nhặt như công thức để giải quyết một vấn đề trong excel cho đến hệ thống CRM cho doanh nghiệp. Được cái hay tìm nên cái gì cũng biết, mà không biết sâu cái gì.
Work smart không chỉ áp dụng cho cá nhân mà còn cho doanh nghiệp.
Có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn đang work very hard, nhất là những doanh nghiệp nhỏ. Ví dụ như thông tin không thể triển khai đồng bộ do quy trình chưa rõ ràng, quản lý dữ liệu trên máy tính cá nhân của từng nhân viên, các phòng ban không biết ai đang làm gì… Nguyên một bộ máy chạy ì ạch ì ạch từ năm này sang tháng khác. Doanh thu thì không tăng mà chi phí tăng liên tục. Nhân sự ra vô rồi người mới không nắm việc của người cũ. Việc thì không nhiều nhưng nhân sự đông thì làm mới xuể…
Yếu tố thứ ba của work smart
Với doanh nghiệp thì họ có thể đã có số (1), tức là cũng thấy vấn đề, và cũng tìm được số (2), nhưng họ lại phát sinh thêm số (3): chi phí. Chi phí cho các công cụ, giải pháp work smart thường không nằm trong ngân sách của doanh nghiệp, thế nên họ lại tiếp tục work hard. Nhưng mà mình nghĩ, đã có số (1), tức là tư duy, thì phải hiểu đây là khoản đầu tư cần thiết và lâu dài chứ nhỉ? Và thực tế nhiều công cụ miễn phí hoặc miễn phí thời gian sử dụng mà.
Thuê 10 nhân viên để khiêng 100 bình nước tốn xx đồng và thu lại 2xx đồng thì thuê chừng 2-3 nhân viên với mua cái xe chở nước có thể tốn 2xx đồng nhưng doanh thu có thể tăng đến 3xx hay 4xx đồng cơ mà.
Quay lại chuyện xưa làm việc với ông sếp, mình được (hay bị?) ổng bắt dùng nhiều công cụ, ứng dụng, phần mềm khác nhau lắm. Rồi ổng thay đổi xoành xoạch để tìm ra thứ phù hợp nhất. Với những người không thích thay đổi thì đó là một sự phiền toái. Nhưng với mình thì là một cơ hội để biết thêm nhiều thứ khác.
Sau này, khi xây dựng Stella, công ty chưa tới chục người mà bày đặt dùng CRM (hồi đó dùng Bitrix24), rồi có thời gian dùng Asana cho work management, rồi dùng Dropbox cho lưu trữ… Cái gì giúp công việc hiệu quả hơn thì mình đều thử. Thử mới biết. Biết rồi dùng. Dùng lại thấy hiệu quả hẳn. (Nên sếp toàn ăn rồi đi chơi dài ngày).
Mình không chủ đích phát triển lớn Stella, chứ nếu lớn thì sẽ không gặp khó khăn gì trong quản lý, vì nền tảng là có sẵn rồi.
Giờ thì công cụ quản lý có cả đống, của các doanh nghiệp Việt cũng có, của nước ngoài cũng có. Muốn thì mua xài thôi, đừng cố “reinvent the wheel“. Lại là một cụm từ học từ ông sếp nói trên. Cái gì người ta có rồi thì mình đừng cố mà tạo mới. Kiểu như đừng cố tạo một CRM riêng cho công ty nếu không đủ năng lực để làm. Cái đó lại là work hard chứ không phải work smart.
Chia sẻ vậy thui, chứ tui chả work hard hay work smart. Tui work lazy. Là rất lười work á. Ước gì có công cụ đổ tiền từ trời xuống, ha ha…
